REUNIONES EXITOSAS EN 5 PASOS

Tu ya sabes como es. El mismo grupo de personas va a la misma sala de conferencias, se sienta en las mismas sillas alrededor de la misma mesa, tienen el mismo tipo de presentación y dicen las mismas cosas. Si esto suena como tus reuniones, es hora de romper el ciclo. Pero, ¿qué puedes hacer para garantizar que tu reunión sea exitosa?

1. Establece objetivos claros para cumplir. Reúne solamente a las personas necesarias para tomar las decisiones correspondientes. No olvides establecer objetivos claros para la reunión, elaborar una agenda de temas por tocar, esto siempre con días de antelación para que dejes ningun cabo suelto. Manten a todos en el mismo camino durante la reunión.
2. Crea la agenda perfecta. Tu agenda debe reflejar y reforzar los objetivos de tu reunión. Debes ser detallado. Desglosa elementos informativos y de acción clave y el tiempo asignado para pasar discutiendo cada uno, pero no abarrotes tu agenda. Por lo general, la mayoría de las agendas de reuniones incluyen de cuatro a diez iniciativas clave.

Además de los elementos informativos y de acción, la agenda perfecta contiene el propósito de la reunión y resultados deseados

3. Fomenta la participación de los asistentes durante todo el proceso. La participación no solo significa enviar una agenda antes de la reunión y enviar una encuesta de retroalimentación al día siguiente. Debes interactuar con cada asistente antes, durante y después de la reunión programada.

Antes: Consulta con cada participante individualmente. Obten su opinión sobre lo que quieren discutir y esperan al salir de la reunión. Pídales que revisen el primer borrador de la agenda planificada y luego envíen la agenda, los datos y cualquier otra cosa que necesiten saber. Este también es un buen momento para asignar a alguien para anotar los elementos de acción posteriores a la reunión.

Durante: Conocer la dinámica del grupo. Asegurate de que las personalidades tranquilas se involucren y puedan expresar sus pensamientos entre los presentadores y los asistentes que dominan la conversación. Si es necesario, brinque y pida a aquellos que no han dicho nada que compartan sus ideas o pensamientos con el grupo, para que todos participen y no se queden sentados escuchando.

Después: envía esa encuesta de retroalimentación, junto con los elementos de acción asignados, y programa una reunión de seguimiento fuera para consultar con todos su progreso, revisa los problemas que han surgido y comparte comentarios de tus equipos o departamentos internos.

4. Saca a las personas de su zona de confort. Como humanos, todos necesitamos sentirnos seguros en nuestros entornos. Pero en un entorno de trabajo, no puedes simplemente ir a lo seguro. Para que las personas crezcan y se tomen decisiones innovadoras, debes sacarlos de su zona de confort. Entonces, si deseas que tu reunión produzca los resultados deseados, debes desafiar el potencial de tus colaboradores. Arreglar tu asamblea en un lugar cómodo y mantenerlos cerca de colegas conocidos es una forma de lograr impulsarlos.
5. Incorpora el placer con el trabajo. Para mantener a todos involucrados, debes dividir las presentaciones de PowerPoint y las discusiones serias de números de fin de año con diversión. Puedes cumplir fácilmente los objetivos de tu reunión y aún divertirte. Hay muchos lugares para reuniones de negocios que te facilitan hacerlo. Algunos ofrecen diferentes actividades recreativas y ejercicios de trabajo en equipo. Hagas lo que hagas, asegúrate de dedicar tiempo a la agenda de tu reunión para divertirte.

Referencia.

Acción Preferente . (2019 ). 5 pasos para tener reuniones efectivas. octubre, 2019, de Acción Preferente Sitio web: http://www.accionpreferente.com/estrategia/5-pasos-para-tener-reuniones-efectivas/